Kode Klasifikasi Arsip Surat Menyurat di Desa Berdasarkan Permendagri Nomor 83 Tahun 2022

Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 <<< klik

Penyelenggaraan administrasi yang baik merupakan salah satu kunci sukses dalam pengelolaan pemerintahan di tingkat desa. Salah satu aspek penting dalam pengelolaan administrasi tersebut adalah pengelolaan arsip surat menyurat. Agar pengelolaan arsip dapat dilakukan secara sistematis dan efisien, penting untuk memiliki sistem klasifikasi yang jelas dan mudah dipahami. .

1. Latar Belakang Permendagri Nomor 83 Tahun 2022

Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 diterbitkan sebagai pedoman bagi pemerintah dalam mengelola arsip surat menyurat. Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung proses administrasi yang transparan, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan. Arsip surat menyurat yang dikelola dengan baik juga mempermudah dalam hal pencarian data dan informasi serta memastikan keterbukaan dalam pemerintahan desa.

2. Tujuan Klasifikasi Arsip

Secara umum tujuan dari Permendagri 83 tahun 2022 ini adalah untuk pengaturan mengenai kode klasifikasi arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, perlu disesuaikan dengan perkembangan peraturan perundang-undangan mengenai kearsipan yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia selaku pembina teknis guna mendukung implementasi sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi;

Di Pasal 1

  1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
  2. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
  3. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas Arsip.
  4. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
  5. Arsip Dinamis adalah adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
  6. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri.
  7. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri.
  8. Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah yang memimpin urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.

Di Pasal 2

Peraturan Menteri ini bertujuan untuk:

  1. sebagai pedoman bagi unit kerja di lingkungan Kementerian dan Pemerintah Daerah untuk menciptakan keseragaman penggunaan Kode Klasifikasi Arsip dalam pengelolaan arsip dinamis;
  2. mewujudkan Kode Klasifikasi Arsip sebagai upaya untuk sinkronisasi informasi kearsipan antara Kementerian dan Pemerintah Daerah dalam implementasi sistem pemerintahan berbasis elektronik;
  3. mewujudkan tertib arsip sesuai dengan tugas dan fungsi kegiatan di Kementerian dan Pemerintah Daerah; dan
  4. menunjang kelancaran penataan berkas dalam penemuan kembali arsip.
Baca  Musyawarah Desa (Musdes) Penyusunan dan Penetapan RKPDesa Bahitom Tahun Anggaran 2025

Di Pasal 3

  1. Klasifikasi Arsip di lingkungan Kementerian dan Pemerintah Daerah disusun sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
  2. Klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan tugas dan fungsi pencipta arsip yang meliputi:
    1. fungsi fasilitatif; dan
    2. fungsi substantif.
  3. Fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a merupakan kegiatan yang menghasilkan produk administratif atau penunjang dari tugas yang dilakukan di unit kerja di lingkungan Kementerian dan perangkat daerah.
  4. Fungsi substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b merupakan kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi kegiatan pokok Pencipta Arsip yang membedakan antara Pencipta Arsip yang satudengan yang lain.
  5. Klasifikasi Arsip menggunakan Kode Klasifikasi Arsip berupa angka.
  6. Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (5) berfungsi sebagai dasar penomoran surat, pemberkasan, penataan, penyusutan, dan penemuan kembali arsip.
  7. Ketentuan mengenai Kode Klasifikasi Arsip tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Di Pasal 4

  1. Pendanaan pelaksanaan Klasifikasi Arsip di lingkungan Kementerian bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara.
  2. Pendanaan pelaksanaan Klasifikasi Arsip di lingkungan pemerintah daerah provinsi bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja daerah provinsi.
  3. Pendanaan pelaksanaan Klasifikasi Arsip di lingkungan pemerintah daerah kabupaten/kota bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja daerah kabupaten/kota.

Pasal 5

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, ketentuan Pasal 8 dan Lampiran huruf C Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

3. Prinsip Dasar Klasifikasi Arsip Surat Menyurat

Dalam Permendagri Nomor 83 Tahun 2022, klasifikasi arsip surat menyurat di desa dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip dasar tertentu, di antaranya:

  • Sederhana dan sistematis: Klasifikasi harus mudah dipahami dan diterapkan oleh seluruh pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip di desa.
  • Tepat guna: Klasifikasi harus disesuaikan dengan kebutuhan administrasi desa dan tidak berlebihan.
  • Fleksibilitas: Klasifikasi arsip dapat disesuaikan dengan karakteristik dan kondisi masing-masing desa.
Baca  Petunjuk Operasional atas Fokus Penggunaan Dana Desa Tahun 2025

 

4. Prosedur Klasifikasi dan Pengelolaan Arsip Surat Menyurat di Desa

Prosedur pengelolaan arsip surat menyurat di desa mencakup langkah-langkah berikut:

  1. Penerimaan Surat: Setiap surat yang diterima harus dicatat dalam buku agenda atau sistem pencatatan surat. Surat yang masuk ini kemudian diklasifikasikan berdasarkan jenis, sifat, dan fungsinya.
  2. Penyimpanan Surat: Surat yang telah diklasifikasikan harus disimpan dengan aman, baik dalam bentuk fisik maupun digital, sesuai dengan tingkat kerahasiaannya.
  3. Pencarian dan Pengaksesan Arsip: Pengelola arsip desa harus menyediakan sistem yang memungkinkan akses yang cepat dan mudah untuk menemukan arsip surat yang dibutuhkan.
  4. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip: Arsip surat menyurat yang sudah lama harus dirawat dengan baik agar tetap terjaga keadaannya. Beberapa arsip mungkin memerlukan pemindahan ke dalam format digital untuk menghindari kerusakan.
  5. Pemusnahan Arsip: Setelah arsip tidak lagi diperlukan dan masa retensinya telah berakhir, arsip dapat dimusnahkan dengan cara yang aman dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

5. Pentingnya Klasifikasi Arsip Surat Menyurat di Desa

Penerapan sistem klasifikasi yang baik memiliki dampak positif yang besar terhadap pengelolaan administrasi di desa. Berikut adalah beberapa manfaat utama:

  • Efisiensi Waktu: Proses pencarian surat atau arsip menjadi lebih cepat dan mudah, sehingga mempercepat pengambilan keputusan.
  • Meningkatkan Akuntabilitas: Dengan adanya sistem klasifikasi yang jelas, pemerintah desa dapat lebih mudah mempertanggungjawabkan administrasi dan dokumen yang ada.
  • Transparansi: Proses pengelolaan arsip surat menyurat yang terstruktur membantu meningkatkan transparansi dalam penyelenggaraan pemerintahan desa.
  • Peningkatan Layanan: Masyarakat dapat lebih mudah memperoleh informasi terkait dengan kegiatan pemerintahan desa.

6. Kode Klasifikasi Arsip Pemerintahan Desa

Dan berikut ini saya coba rangkumkan kode nomor surat yang sering atau mungkin digunakan di lingkungkan Pemerintahan Desa

000UMUM
000.1KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN
000.1.2Perjalanan Dinas Dalam Negeri
000.1.2.3Perjalanan Dinas Pegawai
000.7PERENCANAAN PEMBANGUNAN
000.7.1Musyawarah Perencanaan Pembangunan / Musrenbang
000.7.1.6Musrenbang Desa
400KESEJAHTERAAN MASYARAKAT
400.9SOSIAL
400.9.14Penanggulangan Kemiskinan Perkotaan dan Perdesaan
400.9.14.5Bantuan Langsung
400.10PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA
400.10.2Pemerintahan Desa dan Kelurahan
400.10.2.1Fasilitasi Pengembangan Desa dan Kelurahan
400.10.2.2Administrasi Pemerintahan Desa dan Kelurahan
400.10.2.3Fasilitasi Permusyawaratan Desa
400.10.2.4Fasilitasi Pengelolaan Keuangan dan
Aset Desa
400.10.2.5Pengembangan Kapasitas Desa
400.10.3Kelembagaan dan Pelatihan Masyarakat
400.10.3.1Lembaga Masyarakat
400.10.3.2Pembangunan Partisipatif
400.10.3.3Pendataan Potensi Masyarakat
400.10.3.4Pengembangan Kawasan Perdesaan
400.10.3.5Pelatihan Masyarakat
400.10.4Pemberdayaan Adat dan Sosial Budaya Masyarakat
400.10.4.1Budaya Nusantara
400.10.4.2 Pemberdayaan Perempuan
400.10.4.3Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga
400.10.4.4Kesejahteraan Sosial
400.10.4.5Tenaga Kerja Perdesaan
400.10.5Usaha Ekonomi Masyarakat
400.10.5.1Usaha Pertanian dan Pangan
400.10.5.2Usaha Perkreditan dan Simpan Pinjam
400.10.5.3Produksi dan Pemasaran
400.10.5.4Usaha Ekonomi dan Keluarga
400.10.5.5Ekonomi Perdesaan dan Masyarakat Tertinggal
400.10.6Sumberdaya Alam dan Teknologi Tepat Guna Perdesaan
400.10.6.1Fasilitasi Konservasi dan Rehabilitasi Lingkungan Perdesaan
400.10.6.2Fasilitasi Pemanfaatan Lahan dan
Pesisir Perdesaan
400.10.6.3Fasilitasi Prasarana dan Sarana Perdesaan
400.10.6.4Fasilitasi Pemetaan Kebutuhan dan
Pengkajian Teknologi Perdesaan
400.10.6.5Pemasyarakatan dan Kerjasama Teknologi Perdesaan
400.10.7Badan Usaha Milik Desa (Bumdes)
400.12KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
400.12.2Pendaftaran Penduduk
400.12.2.1Identitas Penduduk
400.12.2.2Pindah Datang Penduduk Dalam Wilayah NKRI
400.12.3Pencatatan Sipil
400.12.3.1Kelahiran dan Kematian
400.12.3.2Perkawinan dan Perceraian
400.12.3.3Pengangkatan Pengakuan dan Pengesahan Anak serta Perubahan
400.12.3.4Pencatatan Kewarganegaraan
400.12.4Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan
400.12.4.1Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
500PEREKONOMIAN
500.17PERTANAHAN
500.17.3Penatagunaan dan Penguatan Hak Atas Tanah
500.17.3.1Penatagunaan Tanah
500.17.3.2Data dan Pemetaan Tematik
500.17.3.3Penguatan Atas Tanah
800KEPEGAWAIAN
800.1SUMBER DAYA MANUSIA
800.1.11Administrasi Pegawai
800.1.11.1Surat Perintah Dinas/Surat Tugas
900KEUANGAN
900.1KEUANGAN DAERAH
900.1.1Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah
(RAPBD) dan Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah Perubahan (APBD-P)
900.1.1.3Penyampaian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah kepada Dewan Perwakilan/BPD
900.1.2Penyusunan Anggaran
900.1.2.4Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
SKPD yang telah disahkan oleh Pejabat
Pengelola Keuangan Daerah (PPKD)
900.1.3Pelaksanaan Anggaran
900.1.3.1Surat Penyedia Dana (SPP, SPM dan SP2D): UP, GU, TU, LS
900.1.3.2Pendapatan
900.1.3.3Belanja
900.1.3.4Pembiayaan Daerah
900.1.3.5Dokumen Penatausahaan Keuangan
900.1.3.6Pertanggungjawaban
Penggunaan Dana
900.1.3.10Laporan Keuangan
Baca  Selamat Hari Jadi Kabupaten Murung Raya ke-22 dan Dirgahayu Kemerdekaan Republik Indonesia ke-79

Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 memberikan pedoman yang sistematis dalam pengelolaan arsip. Dengan adanya klasifikasi yang tepat, diharapkan pengelolaan administrasi khususnya di desa menjadi lebih efisien, akuntabel, dan transparan. Selain itu, pengelolaan arsip surat menyurat yang baik juga dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan memperkuat tata kelola pemerintahan desa.

Dengan menerapkan pedoman ini, desa akan dapat menyelenggarakan administrasi yang lebih tertib, memudahkan pengelolaan data dan informasi, serta meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.