Kode Klasifikasi Arsip Surat Menyurat di Desa Berdasarkan Permendagri Nomor 83 Tahun 2022
Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 <<< klik
Penyelenggaraan administrasi yang baik merupakan salah satu kunci sukses dalam pengelolaan pemerintahan di tingkat desa. Salah satu aspek penting dalam pengelolaan administrasi tersebut adalah pengelolaan arsip surat menyurat. Agar pengelolaan arsip dapat dilakukan secara sistematis dan efisien, penting untuk memiliki sistem klasifikasi yang jelas dan mudah dipahami. .
1. Latar Belakang Permendagri Nomor 83 Tahun 2022
Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 diterbitkan sebagai pedoman bagi pemerintah dalam mengelola arsip surat menyurat. Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung proses administrasi yang transparan, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan. Arsip surat menyurat yang dikelola dengan baik juga mempermudah dalam hal pencarian data dan informasi serta memastikan keterbukaan dalam pemerintahan desa.
2. Tujuan Klasifikasi Arsip
Secara umum tujuan dari Permendagri 83 tahun 2022 ini adalah untuk pengaturan mengenai kode klasifikasi arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, perlu disesuaikan dengan perkembangan peraturan perundang-undangan mengenai kearsipan yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia selaku pembina teknis guna mendukung implementasi sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi;
Di Pasal 1
- Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
- Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
- Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas Arsip.
- Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
- Arsip Dinamis adalah adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
- Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri.
- Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri.
- Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah yang memimpin urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
Di Pasal 2
Peraturan Menteri ini bertujuan untuk:
- sebagai pedoman bagi unit kerja di lingkungan Kementerian dan Pemerintah Daerah untuk menciptakan keseragaman penggunaan Kode Klasifikasi Arsip dalam pengelolaan arsip dinamis;
- mewujudkan Kode Klasifikasi Arsip sebagai upaya untuk sinkronisasi informasi kearsipan antara Kementerian dan Pemerintah Daerah dalam implementasi sistem pemerintahan berbasis elektronik;
- mewujudkan tertib arsip sesuai dengan tugas dan fungsi kegiatan di Kementerian dan Pemerintah Daerah; dan
- menunjang kelancaran penataan berkas dalam penemuan kembali arsip.
Di Pasal 3
- Klasifikasi Arsip di lingkungan Kementerian dan Pemerintah Daerah disusun sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan tugas dan fungsi pencipta arsip yang meliputi:
- fungsi fasilitatif; dan
- fungsi substantif.
- Fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a merupakan kegiatan yang menghasilkan produk administratif atau penunjang dari tugas yang dilakukan di unit kerja di lingkungan Kementerian dan perangkat daerah.
- Fungsi substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b merupakan kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi kegiatan pokok Pencipta Arsip yang membedakan antara Pencipta Arsip yang satudengan yang lain.
- Klasifikasi Arsip menggunakan Kode Klasifikasi Arsip berupa angka.
- Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (5) berfungsi sebagai dasar penomoran surat, pemberkasan, penataan, penyusutan, dan penemuan kembali arsip.
- Ketentuan mengenai Kode Klasifikasi Arsip tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Di Pasal 4
- Pendanaan pelaksanaan Klasifikasi Arsip di lingkungan Kementerian bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara.
- Pendanaan pelaksanaan Klasifikasi Arsip di lingkungan pemerintah daerah provinsi bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja daerah provinsi.
- Pendanaan pelaksanaan Klasifikasi Arsip di lingkungan pemerintah daerah kabupaten/kota bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja daerah kabupaten/kota.
Pasal 5
3. Prinsip Dasar Klasifikasi Arsip Surat Menyurat
Dalam Permendagri Nomor 83 Tahun 2022, klasifikasi arsip surat menyurat di desa dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip dasar tertentu, di antaranya:
- Sederhana dan sistematis: Klasifikasi harus mudah dipahami dan diterapkan oleh seluruh pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip di desa.
- Tepat guna: Klasifikasi harus disesuaikan dengan kebutuhan administrasi desa dan tidak berlebihan.
- Fleksibilitas: Klasifikasi arsip dapat disesuaikan dengan karakteristik dan kondisi masing-masing desa.
4. Prosedur Klasifikasi dan Pengelolaan Arsip Surat Menyurat di Desa
Prosedur pengelolaan arsip surat menyurat di desa mencakup langkah-langkah berikut:
- Penerimaan Surat: Setiap surat yang diterima harus dicatat dalam buku agenda atau sistem pencatatan surat. Surat yang masuk ini kemudian diklasifikasikan berdasarkan jenis, sifat, dan fungsinya.
- Penyimpanan Surat: Surat yang telah diklasifikasikan harus disimpan dengan aman, baik dalam bentuk fisik maupun digital, sesuai dengan tingkat kerahasiaannya.
- Pencarian dan Pengaksesan Arsip: Pengelola arsip desa harus menyediakan sistem yang memungkinkan akses yang cepat dan mudah untuk menemukan arsip surat yang dibutuhkan.
- Pemeliharaan dan Perawatan Arsip: Arsip surat menyurat yang sudah lama harus dirawat dengan baik agar tetap terjaga keadaannya. Beberapa arsip mungkin memerlukan pemindahan ke dalam format digital untuk menghindari kerusakan.
- Pemusnahan Arsip: Setelah arsip tidak lagi diperlukan dan masa retensinya telah berakhir, arsip dapat dimusnahkan dengan cara yang aman dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
5. Pentingnya Klasifikasi Arsip Surat Menyurat di Desa
Penerapan sistem klasifikasi yang baik memiliki dampak positif yang besar terhadap pengelolaan administrasi di desa. Berikut adalah beberapa manfaat utama:
- Efisiensi Waktu: Proses pencarian surat atau arsip menjadi lebih cepat dan mudah, sehingga mempercepat pengambilan keputusan.
- Meningkatkan Akuntabilitas: Dengan adanya sistem klasifikasi yang jelas, pemerintah desa dapat lebih mudah mempertanggungjawabkan administrasi dan dokumen yang ada.
- Transparansi: Proses pengelolaan arsip surat menyurat yang terstruktur membantu meningkatkan transparansi dalam penyelenggaraan pemerintahan desa.
- Peningkatan Layanan: Masyarakat dapat lebih mudah memperoleh informasi terkait dengan kegiatan pemerintahan desa.
6. Kode Klasifikasi Arsip Pemerintahan Desa
Dan berikut ini saya coba rangkumkan kode nomor surat yang sering atau mungkin digunakan di lingkungkan Pemerintahan Desa
000 | UMUM |
---|---|
000.1 | KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN |
000.1.2 | Perjalanan Dinas Dalam Negeri |
000.1.2.3 | Perjalanan Dinas Pegawai |
000.7 | PERENCANAAN PEMBANGUNAN |
000.7.1 | Musyawarah Perencanaan Pembangunan / Musrenbang |
000.7.1.6 | Musrenbang Desa |
400 | KESEJAHTERAAN MASYARAKAT |
400.9 | SOSIAL |
400.9.14 | Penanggulangan Kemiskinan Perkotaan dan Perdesaan |
400.9.14.5 | Bantuan Langsung |
400.10 | PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA |
400.10.2 | Pemerintahan Desa dan Kelurahan |
400.10.2.1 | Fasilitasi Pengembangan Desa dan Kelurahan |
400.10.2.2 | Administrasi Pemerintahan Desa dan Kelurahan |
400.10.2.3 | Fasilitasi Permusyawaratan Desa |
400.10.2.4 | Fasilitasi Pengelolaan Keuangan dan Aset Desa |
400.10.2.5 | Pengembangan Kapasitas Desa |
400.10.3 | Kelembagaan dan Pelatihan Masyarakat |
400.10.3.1 | Lembaga Masyarakat |
400.10.3.2 | Pembangunan Partisipatif |
400.10.3.3 | Pendataan Potensi Masyarakat |
400.10.3.4 | Pengembangan Kawasan Perdesaan |
400.10.3.5 | Pelatihan Masyarakat |
400.10.4 | Pemberdayaan Adat dan Sosial Budaya Masyarakat |
400.10.4.1 | Budaya Nusantara |
400.10.4.2 | Pemberdayaan Perempuan |
400.10.4.3 | Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga |
400.10.4.4 | Kesejahteraan Sosial |
400.10.4.5 | Tenaga Kerja Perdesaan |
400.10.5 | Usaha Ekonomi Masyarakat |
400.10.5.1 | Usaha Pertanian dan Pangan |
400.10.5.2 | Usaha Perkreditan dan Simpan Pinjam |
400.10.5.3 | Produksi dan Pemasaran |
400.10.5.4 | Usaha Ekonomi dan Keluarga |
400.10.5.5 | Ekonomi Perdesaan dan Masyarakat Tertinggal |
400.10.6 | Sumberdaya Alam dan Teknologi Tepat Guna Perdesaan |
400.10.6.1 | Fasilitasi Konservasi dan Rehabilitasi Lingkungan Perdesaan |
400.10.6.2 | Fasilitasi Pemanfaatan Lahan dan Pesisir Perdesaan |
400.10.6.3 | Fasilitasi Prasarana dan Sarana Perdesaan |
400.10.6.4 | Fasilitasi Pemetaan Kebutuhan dan Pengkajian Teknologi Perdesaan |
400.10.6.5 | Pemasyarakatan dan Kerjasama Teknologi Perdesaan |
400.10.7 | Badan Usaha Milik Desa (Bumdes) |
400.12 | KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL |
400.12.2 | Pendaftaran Penduduk |
400.12.2.1 | Identitas Penduduk |
400.12.2.2 | Pindah Datang Penduduk Dalam Wilayah NKRI |
400.12.3 | Pencatatan Sipil |
400.12.3.1 | Kelahiran dan Kematian |
400.12.3.2 | Perkawinan dan Perceraian |
400.12.3.3 | Pengangkatan Pengakuan dan Pengesahan Anak serta Perubahan |
400.12.3.4 | Pencatatan Kewarganegaraan |
400.12.4 | Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan |
400.12.4.1 | Sistem Informasi Administrasi Kependudukan |
500 | PEREKONOMIAN |
500.17 | PERTANAHAN |
500.17.3 | Penatagunaan dan Penguatan Hak Atas Tanah |
500.17.3.1 | Penatagunaan Tanah |
500.17.3.2 | Data dan Pemetaan Tematik |
500.17.3.3 | Penguatan Atas Tanah |
800 | KEPEGAWAIAN |
800.1 | SUMBER DAYA MANUSIA |
800.1.11 | Administrasi Pegawai |
800.1.11.1 | Surat Perintah Dinas/Surat Tugas |
900 | KEUANGAN |
900.1 | KEUANGAN DAERAH |
900.1.1 | Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD) dan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Perubahan (APBD-P) |
900.1.1.3 | Penyampaian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah kepada Dewan Perwakilan/BPD |
900.1.2 | Penyusunan Anggaran |
900.1.2.4 | Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD yang telah disahkan oleh Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD) |
900.1.3 | Pelaksanaan Anggaran |
900.1.3.1 | Surat Penyedia Dana (SPP, SPM dan SP2D): UP, GU, TU, LS |
900.1.3.2 | Pendapatan |
900.1.3.3 | Belanja |
900.1.3.4 | Pembiayaan Daerah |
900.1.3.5 | Dokumen Penatausahaan Keuangan |
900.1.3.6 | Pertanggungjawaban Penggunaan Dana |
900.1.3.10 | Laporan Keuangan |
Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 memberikan pedoman yang sistematis dalam pengelolaan arsip. Dengan adanya klasifikasi yang tepat, diharapkan pengelolaan administrasi khususnya di desa menjadi lebih efisien, akuntabel, dan transparan. Selain itu, pengelolaan arsip surat menyurat yang baik juga dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan memperkuat tata kelola pemerintahan desa.
Dengan menerapkan pedoman ini, desa akan dapat menyelenggarakan administrasi yang lebih tertib, memudahkan pengelolaan data dan informasi, serta meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.